Note di… cassa.

Da oggi, e se il poco tempo a disposizione mi assiste, inauguro una serie di post esclusivamente dedicati alla gestione di un’attività creativa con finalità di lucro. Mi spiego: se siamo delle persone che amano creare con le proprie mani solo per passione e con l’unico scopo di esprimere la propria fantasia, questi miei post non interesseranno molto; se, invece, ci piacerebbe trasformare il nostro talento manuale in un mestiere dal quale trarre delle soddisfazioni economiche, allora credo possano essere di qualche aiuto.

Non pretendo di essere esaustiva e trattare l’argomento in tutti i suoi aspetti e in modo approfondito ma di dare qualche suggerimento, fornire qualche indicazione di base e stimolare la voglia di saperne di più per essere informate e  in regola.

Quando si comincia a creare, si compra una gran quantità di cose. Alzi la mano chi non ha cassetti, armadi, scatole e cassapanche ricolmi di materiali, attrezzi e attrezzini vari, libri e riviste? Ci si fa prendere dal “sacro fuoco dell’arte”, il portafogli geme e il flusso di denaro che esce dalle nostre tasche è inarrestabile… 

Vogliamo imparare almeno a prenderne nota? Mi sembra un buon proposito per il nuovo anno :-)

Quando si comincia a vendicchiare qualcosa, spesso prezzando in modo alquanto impreciso le proprie creazioni (argomento di un post futuro), raramente si annotano i ricavi. Con il risultato di non sapere quanto si spende e quanto si guadagna realmente (e non perché, supportate alla bell’ e meglio dalla memoria, ricordiamo di aver venduto qualcosa e speso qualcos’altro!).

Per chi vuol fare della propria creatività una professione, è FONDAMENTALE sapere quali sono i costi e i ricavi della propria attività. E quali sono i flussi di cassa, cioè i soldi in entrata e uscita dal nostro portafoglio. Ed ecco che, in quest’ultimo caso, ci viene in aiuto la PRIMANOTA.

What’s primanota????? E ora ve lo spiego! ;-)

La primanota non è altro che un registro, un quaderno o un foglio Excel (per noi che siamo ipertecnologiche) sul quale annotare tutte le spese e tutte le entrate che, dal 1 gennaio al 31 dicembre dell’anno in corso, interessano il nostro portamonete. Possiamo tenere un’infinità di primenote: quella personale, quella della famiglia e, appunto, quella della nostra attività creativa!

Ecco il modello, in formato Excel, che io solitamente uso per tenere traccia di quel che spendo e guadagno. Per scaricarlo, fare click sull’immagine.

Come potete vedere è formato da una serie di colonne, dentro le quali annotare alcuni dati specifici. Ma andiamo per ordine:

• Sul rigo PRIMANOTA dal _____ al _____ vanno ovviamente annotate la data di partenza e quella ultima che riguardano le annotazioni contenute. Solitamente si comincia il primo gennaio e si chiude il 31 dicembre ma se avete deciso di mettervi in “affari” a metà dell’anno comincerete ad annotare da quel momento in poi…
• Nelle colonne DATA e DESCRIZIONE vanno inserite la data in cui la spesa/entrata è stata fatta/incassata e la relativa descrizione. Vi consiglio di essere abbastanza dettagliate onde evitare, a distanza di tempo, di non ricordare a cosa si riferisca di preciso. Per esempio, se avete incassato 30 euro da una cliente, annotare “Incasso da TIZIA per la vendita della borsa mod. X”, mentre per le spese: “Acquisto n°Y di perline in vetro come da scontrino e/o fattura n° ___ del ____ del fornitore Z”.

In un’apposita cartellina conserverete tutti gli scontrini e le fatture d’acquisto perché vi serviranno per fare un elenco dettagliato dei vostri costi (ma ne parleremo nel prossimo post).

• Nelle colonne  ENTRATE e USCITE vanno, ovviamente, annotati i relativi importi.
• Infine, nella colonna SALDO comparirà la somma che avete in cassa alla data corrispondente, e il calcolo verrà fatto in automatico da Excel. Cercate di fare in modo che le spese siano sempre inferiori all’entrate altrimenti andrete in rosso, il saldo mostrerà un numero negativo (con il meno davanti) e addio affari! ;-)

Sulla primanota, io inserisco anche le spese di spedizione dei miei ordini (e ne conservo le eventuali ricevute), le spese per l’acquisto delle buste per l’invio… insomma qualsiasi cosa io acquisti e che sia inerente alla mia attività creativa. Idem per quanto riguarda le entrate.

A fine anno, se sarete state diligenti nella compilazione, avrete un quadro fedele dei vostri flussi di cassa e saprete se, per l’anno nuovo, dovrete darvi una calmata con le spese e un po’ più da fare per stimolare le vendite! ;-)

Cosa ne pensate di questo post? Vi è stato utile? Userete la “mia” primanota? Aspetto i vostri commenti e, se vi è piaciuto, mi farebbe piacere che lo condivideste :-)

Vannalisa